Cómo ambientalizar un evento (Parte 3) – Comunicar
El éxito de un evento sostenible ocurre en gran medida por la colaboración e implicación de las partes interesadas. Proveedores, promotores, organizadores y participantes deben estar alineados con el objetivo de reducir el impacto ambiental del encuentro y, para lograrlo, es clave transmitir el carácter sostenible del mismo.
Así, siguiendo la línea de esta serie y una vez conocidos los primeros pasos, comenzando por llevar a cabo una serie de actuaciones de carácter ambiental en «Cómo ambientalizar un evento parte 1 – Actuar«, seguido de la medición de los impactos ambientales del evento y el resultado de las mismas en «Cómo ambientalizar un evento parte 2 – Medir«, cerramos esta trilogía con el último imprescindible para la mejora continua: comunicar los objetivos y logros de lo hecho, e identificar las posibles mejoras de cara a tomar nuevas medidas en el futuro.
Comunicar
La comunicación como ejercicio de transparencia, se basa en poner en valor y hacer conocedoras a las partes interesadas de las acciones ambientales del evento. Tiene por objeto, además, la búsqueda de apoyo de entidades públicas con la cesión de espacios, patrocinio, gestión de transporte y residuos o la financiación de patrocinadores.
En cuanto a los proveedores, lo que se busca es que cumplan y se ajusten con los criterios ambientales establecidos y, en el caso de los asistentes, que colaboren y se comporten de acuerdo con las actuaciones ambientales planificadas.
Por otro lado, los eventos también pueden ejercer como un gran escaparate para la sensibilización ambiental. Un evento no es otra cosa que una congregación de personas (asistentes, personal, organizadores, proveedores, etc.) con diferentes hábitos y conciencias ambientales; por eso, una buena campaña de sensibilización sobre los impactos de un evento y de cómo las medidas desplegadas pueden adecuarse a otros escenarios como es la vida cotidiana, puede hacer que todas las partes interesadas integren esas buenas prácticas en sus conductas y las reflejen más allá del día del evento.
En el caso de los proveedores, una correcta sensibilización puede propiciar una mejora ambiental en los productos y servicios que estos ofrecen, logrando una conducta más respetuosa con el medio ambiente.
Cualquier evento que integre medidas sostenibles puede llevar a cabo una estrategia de comunicación y sensibilización. Sin embargo, ésta cobra especial importancia y reporta grandes beneficios en los eventos lúdicos ya que los asistentes suelen estar más receptivos y los mensajes pueden transmitirse de forma más dinámica.
Canales de comunicación
Según la naturaleza del evento y público al que vaya dirigido, se establecerán unas vías de comunicación u otras, siempre con el objetivo de llegar al mayor número de personas posibles. Los más habituales son las redes sociales, la página web del propio evento, cartelería y pantallas in situ, mailing, etc.
Además, de acuerdo con el carácter ambiental del evento se deben priorizar aquellos canales con menor impacto posible. Por ejemplo, usando sistemas como los códigos QR para evitar la impresión de papel excesivo o el uso de cartelería elaborada con material reciclado.
Estrategias de comunicación y sensibilización
Desarrollar un plan de comunicación y sensibilización
Se trata de diseñar un programa de comunicación para antes, durante y después del evento informando del carácter sostenible del mismo. También se integran medidas de sensibilización ambiental. Para desarrollarlo se recomiendan seguir las siguientes fases:
- Definir los objetivos de comunicación del evento: dar a conocer a los asistentes y al público en general el compromiso ambiental adquirido por el evento y las medidas desplegadas.
- Definir los objetivos de sensibilización del evento: concienciar a los asistentes sobre los impactos ambientales que conlleva la celebración de eventos multitudinarios y fomentar entre las partes interesadas una conducta más respetuosa con el medio ambiente.
- Determinar los canales de comunicación y los grupos de interés y destinatarios principales.
- Definir los mensajes adaptando el lenguaje a cada grupo de interés.
- Establecer un calendario con las fechas y tiempos de cada mensaje.
Ejemplos de mensaje de comunicación y sensibilización que se pueden incluir en el evento
Formar un equipo verde
Los llamados “grupos verdes” o “green teams” son un grupo de personas, formados por voluntarios o profesionales, que se encargan de identificar problemas y velar por el correcto desarrollo del evento de acuerdo con las acciones de ambientalización implementadas. Su misión es informar a las partes interesadas sobre las medidas tomadas, resolver dudas que puedan tener, corregir posibles anomalías que se estén dando y en definitiva, llevar a cabo labores de sensibilización.
Por ejemplo, errores muy comunes entre los asistentes a un evento es no saber en qué contenedor se deposita un residuo determinado, no hacer un correcto uso del agua de los baños o no devolver elementos retornables como pueden ser los vasos o el material identificativo. Este equipo, distribuido por todo el evento, se asegura de que estas acciones no ocurran.
Impartir talleres y establecer dinámicas de sensibilización
En según qué eventos se pueden organizar talleres para los asistentes en los que, por ejemplo, pueden realizar alguna manualidad con elementos reciclados. Algunos artículos que se pueden elaborar son bolsos, mochilas o fundas con telas y lonas de otros eventos.
Del mismo modo se pueden establecer dinámicas de sensibilización a modo de trivial con preguntas y respuestas sobre la sostenibilidad ambiental en general y en concreto sobre las buenas prácticas a llevar a cabo en el evento.
Por último, para lograr la colaboración de los proveedores, una buena opción es organizar jornadas de formación tratando su papel de estos durante el evento y cómo pueden actuar en concordancia con su carácter sostenible. Por ejemplo, en la separación selectiva de los residuos, apagado de luces y equipos o gestión del desperdicio alimentario.
Publicar una Declaración Ambiental de Evento (DAE)
Una buena forma de plasmar todo lo desarrollado en el evento es elaborar un documento en el que se recojan todas las acciones implementadas. También se pueden incluir áreas de mejora para futuras ediciones y datos sobre el impacto ambiental el evento, por ejemplo, en términos de huella de carbono.
Este documento se puede publicar en la página web del evento y remitírselo a aquellas partes interesadas que han formado parte a modo de puesta en valor y de política ambiental para futuras ediciones.
En Grunver Sostenibilidad contamos con una amplia experiencia en la comunicación de eventos sostenibles y en la sensibilización ambiental de las partes interesadas.
Referencias:
Manual de organización de eventos ambientalmente sostenibles – Metodología Erronka Garbia